Sales Admin Hotel Adalah

Mengurusi Pelanggan

Tanggung jawab kedua yang harus dilakukan oleh seorang admin sales adalah mengurusi hal yang berkaitan dengan pelanggan. Jadi, admin sales bertanggung jawab atas pertanyaan dan menjawab permintaan dari pelanggan melalui media apapun, baik dari panggilan atau bertemu secara langsung.

Selain itu, admin sales bertanggung jawab untuk memperbarui status terkini pelanggan, seperti apakah mereka jadi membeli produk, pembayaran mau dilakukan lewat apa, mau pesan berapa produk, dan lain sebagainya. Tanggung jawab atau tugas dari admin sales ini secara tidak langsung dapat menimbulkan hubungan baik kepada pelanggan, sehingga dapat menciptakan customer experience yang baik.

Report atau laporan merupakan hal yang harus dikerjakan oleh setiap para pekerja, terutama admin sales. Jadi, tanggung jawab selanjutnya dari admin sales adalah membuat laporan dari hasil penjualan yang sudah memenuhi target. Tujuan dari laporan yang dibuat oleh admin sales adalah sebagai arsip yang nantinya akan dibutuhkan oleh divisi lain dalam sebuah bisnis untuk memantau hasil penjualan yang telah dicapai.

Secara umum, laporan yang dibuat oleh admin sales adalah laporan yang berkelanjutan, seperti laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Dengan begitu, grafik penjualan nantinya akan terlihat.

Menerima dan Analisis Pesanan

Tahap pertama kerja sales admin adalah menerima pesanan dari pelanggan atau tim penjualan. Mereka kemudian melakukan analisis pesanan untuk memastikan kelengkapan informasi dan ketersediaan stok produk yang dibutuhkan konsumen.

Pengelolaan Agenda Kerja

Seorang sales admin juga memiliki tanggung jawab khusus yang harus diselesaikan setiap hari. Tanggung jawab ini mencakup penanganan invoice penjualan, proses penagihan pembayaran, serta pemeriksaan kelengkapan input pemesanan dari pelanggan.

Tugas-tugas ini dapat bervariasi tergantung pada skala, struktur, dan kebutuhan bisnis. Hal yang penting bahwa seorang sales admin adalah pihak yang bertugas untuk memastikan bahwa aspek administratif dari kegiatan penjualan dijalankan dengan lancar.

Baca Juga: 5 Perbedaan Sales dan Marketing yang Pebisnis Harus Tahu!

Pengelolaan Dokumen Penjualan

Membuat, memelihara, dan mengelola dokumen penjualan seperti penawaran, kontrak, dan faktur.

Menyusun dan mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut untuk referensi dan audit.

Memantau Stok dan Membuat Laporan

Seorang sales admin adalah pihak yang juga bertanggung jawab mengenai update stok produk yang akan atau sudah dipasarkan. Mereka melakukan pemantauan dan pengelolaan stok produk bekerja sama dengan pihak admin gudang atau penanggung jawab produksi. Setelahnya, mereka harus membuat laporan stok untuk diberikan kepada tim penjualan dan pihak manajemen.

Paham Akan Teknologi

Seorang admin sales juga dituntut untuk up to date dengan perkembangan teknologi saat ini. Hal ini harus dimiliki sebagai antisipasi untuk menjawab pertanyaan dari pelanggan. Selain itu, admin sales juga bekerja dengan menggunakan beberapa media untuk keperluan administrasi dasar, seperti spreadsheet. Jadi, seorang admin sales harus paham dengan penggunaan teknologi.

Tonton juga : #SellerStory Bolalicious : Cara mengembangkan usaha Merchandise sepak bola

Karena admin sales adalah pekerjaan di mana nantinya akan bertemu dengan banyak orang yang memiliki berbagai karakter, maka seorang admin sales harus mampu untuk beradaptasi dengan cepat dalam kondisi apapun. Selain itu, seorang admin sales juga harus mampu untuk beradaptasi dengan ritme kerja yang cepat.

Nah, itu tadi penjelasan mengenai admin sales adalah pekerjaan yang seperti apa, tanggung jawabnya, serta beberapa skill yang dibutuhkan. Untuk kamu yang sangat menyukai pekerjaan administrasi sekaligus suka untuk bertemu dengan orang banyak, maka admin sales adalah pekerjaan yang wajib untuk dicoba.

Untuk kamu yang menjalankan bisnis milik sendiri, pasti kamu akan menjadi admin sales dalam skala kecil untuk bisnismu sendiri. Selain itu, dibutuhkan juga pengelolaan bisnis yang baik agar nantinya bisnis bisa berjalan dengan lancar. Bagaimana caranya? Yaitu dengan menggunakan SmartSeller!

Di SmartSeller, terdapat fitur marketplace integration, di mana fitur ini akan sangat membantu untuk mengatur produk secara terpusat jika kamu memiliki lebih dari satu marketplace untuk berjualan. Jadi, kamu tidak perlu bolak-balik pindah marketplace untuk mengatur stok produk, sehingga pengelolaan jadi lebih efisien.

Untuk kamu yang ingin mencoba bisnis lain dengan menjadi reseller, SmartSeller merupakan platform yang tepat untuk kamu gunakan, lho! Mengapa? Karena SmartSeller menyediakan reseller terpercaya dan berkualitas. Yuk, cobain SmartSeller sekarang juga!

Sejak tanggal 4 Januari 2018 Hingga 19 Januari 2019 saat ini saya masih menjabat sebagai Sales Admin di sebuah Hotel Bintang 4 Di Belitung.

Saya ingin sedikit sharing mengenai job desk Sales Admin disuatu Hotel itu seperti apa atau bagi kalian yang pernah melihat lowongan pekerjaan sales admin disuatu hotel namun belum mengetahui job desk nya seperti apa, saya akan jelaskan pada artikel kali ini.

Ada yang bilang jabatan sebagai Sales Admin itu penting karena merupakan punggung dalam sebuah departemen Sales & Marketing, Bisa dibilang orang yang paling mengetahui apa yang terjadi di Departemen Sales & Marketing pada suatu hotel, ditanya soal lead tahu,  ditanya report ataupun administrasi apalagi karena memang sudah job desk nya.  Namun ada juga yang bilang jabatan ini biasa saja alias tidak terlalu penting toh hanya admin yang dalam struktur organisasi saja berada dibagian dasar bukan seseorang decision maker, paling kerjaannya hanya disuruh fotocopy, ngeprint, dan blablabla. (Yah bisa dibilang itu hak mereka masing-masing mau berpendapat seperti apa, toh merekakan hanya bisa berkomentar karena tidak berada diposisi tersebut )

Langsung saja berikut ini saya merangkumnya menjadi kurang lebih ada 16 job desk Sales Admin pada suatu Hotel. (Kali ini fokus saya pada hotel Bintang 4 karena ada beberapa jobdesk yang mungkin berbeda yang disesuaikan dengan jenis dan bintang suatu hotel).

1. Menulis Logbook Sales Marketing

Setiap pagi datang ke office, sales admin biasanya akan menulis & check logbook Sales Marketing sebelum diberikan kepada GM Secretary untuk diperiksa oleh General Manager.

Logbook Sales Marketing biasanya berisi aktivitas atau rencana kerja yang akan dilakukan oleh setiap staff Sales & Marketing pada suatu hotel. Sebagai orang yang mencatatat dan merekapnya tentunya sebagai Sales Admin akan mengetahui rencana kerja dari setiap staff Sales & Marketing.

2.Membantu Mengeprint Data-Data yang Diperlukan Sales Manager untuk Morning Briefing bersama GM dan HOD

Setelah merekap Logbook, Sales Admin biasanya membantu print segala data-data untuk Sales Manager untuk morning briefing bersama GM dan HOD lainnya. Data-data tersebut seperti manager report, competitor report, forecast Occupancy, In House guest list,  dan expected arrival report.  Semua data ini didapatkan di Sistem FOS Hotel.  Intinya data-data ini diperlukan untuk Sales Manager menghitung masih berapa room perhari untuk mencapai revenue budget yang ditetapkan pertiap bulan,  list vip yang ada,  list group yang akan check in dan yang akan check out,  laporan hotel-hotel kompetitor,  Occupancy yang telah dicapai,  promosi apa yang akan dilakukan untuk mencapai taget occupancy, dan lain-lain.

Nah bayangkan saja dengan membantu mengeprint data-data tersebut apabila seorang Sales Admin kemudian membaca dan mempelajarinya sebelum diserahkan kepada sales manager, itu artinya seorang sales admin sudah terlebih dahulu mengetahui dan update mengenai data-data tersebut.

3.Check dan Reply Setiap Email yang Masuk.

Sales Admin harus selalu mengecek setiap email yang masuk pada email kerjanya, apakah itu dari client yang menanyakan kamar,  ruang meeting, permintaan harga kontrak, ataupun dari atasan, dari departemen lain yang berisi memorandum,  sebuah informasi penting dari HOD,  dan lain-lain.

Biasanya seorang Sales Admin memegang general email pada Sales Marketing yang dimana setiap staff dalam Sales & Marketing ataupun Sales Manager yang mengirim email keluar selalu di CC kan dengan Sales Admin, ataupun setiap email penting dari departemen lain yang masuk pasti akan dikirimkan atau CC ke email Sales Admin, sehingga sebagai Sales Admin akan selalu mengetahui update mengenai informasi pada Sales & Marketing dan Hotel, juga bisa terus belajar dan mengupgrade diri dengan mempelajari isi-isi email penting yang biasanya dikirimkan oleh Manager.

4.Membuat Offering Letter.

Offering letter merupakan surat penawaran yang berisi detail room, ruang meeting,  dan berbagai fasilitas lainnya yang sudah termasuk ada list harganya.  Biasanya saat ada email masuk yang meminta dikirimkan list harga atau dari atasan kita yang meminta dikirimkan offering letter,  atau juga Saat Sales Executive masih sales call dan tidak berada dioffice, disini Sales Admin membantu membuatkan offering letter yang biasanya sudah ada formatnya hanya mengganti bagian company profile dan bagian akhirnya saja lalu kemudian dikirimkan via email kepada company yang meminta offering tersebut.

5.Membuat Contract Rate.

Setiap ada permintaan harga kerja sama dari Travel Agent, Corporate, ataupun Government maka yang membuatkannya adalah Sales Admin. Sebelum contract rate dibuat terlebih dahulu setiap company tersebut harus mengirimkan data support seperti company profile,  TDUP,  SIUP, SITU,  dan kartu nama. Setelah contract rate dibuatkan lalu meminta tanda tangan Sales Manager, distempel,  dan diberikan kepada company tersebut atau bisa juga discan dan dikirim via email kepada company yang meminta contract tersebut.

6.Update Business Forecast Report

Business Forecast merupakan data yang berisi daftar lead diatas 10 kamar dari Travel Agent,  Government,  dan Corporate yang dihandle Sales Executive dan Sales Manager baik yang hanya pemesanan kamar ataupun termasuk paket meeting atau event-event lainnya yang terdiri dari definit lead,  Confirm lead, Tentative Lead,  Inquiry, Cancel Lead,  Lost Business,  dan Postpone Business.

Didalam data tersebut sudah tersajikan tanggal check in & check out,  jumlah kamar,  jumlah pax,  jenis meeting yang digunakan (halfday,  fullday,  fullboard,  ataupun residential fullboard),  setup ruang meeting,  ruang meeting yang dipakai,  revenue room,  revenue event,  dan gabungan revenue tersebut,  Sales yang menangani, time limit lead tersebut, dan remark.

Nah untuk update business forecast report ini dikerjakan oleh Sales Admin.  Setiap hari Sales admin harus selalu update laporan tersebut yang bisa dilihat dari Sistem Hotel ataupun untuk tentative lead bisa difollow up dengan sales yang bersangkutan.  Laporan ini dikirimkan setiap hari kepada General Manager dan Seluruh head of department pada suatu hotel.

7.Membuat Sales Distribution Monthly Report

Menurut saya ini bagian tugas Sales Admin yang paling berat (ga berat-berat amat sih) dan membutuhkan waktu lebih dari satu hari untuk mengerjakannya (berdasarkan pengalaman sih gitu ya).

Sales Distribution Monthly Report dibuat setiap awal bulan dan dikirim sebelum tanggal 10 pada setiap bulannya kekantor pusat, yaitu merupakah hasil kinerja yang berisi laporan Month to date, year to date, market share hotel, top producer company (Travel Agent, Corporate, dan Government), Distribution (OTA production), geographical origin of Business, list national corporate rate, lost group per month, banquet report, dan yang terakhir ialah room generated. (puyeng-puyeng dah bacanya)

Tidak semua hotel mengerjakan sama dengan yang saya sebutkan diatas namun kurang lebih beberapa diantaranya ada yang sama ya guys.

8. Notulen untuk Morning/ Afternoon briefing, Weekly Meeting, ataupun Coordination Meeting yang biasanya dikirimkan ke Sales Manager, General Manager, ataupun HOD setiap departemen pada suatu hotel.

9. Purchase Requisiton & Store Requestion

Tugas Sales Admin disini membuat form Purchase Requisiton (PR) & Store Request (SR) untuk permintaan setiap kebutuhan Sales Marketing seperti berbagai form (reservation form, complimentary form, transfer form, dll), berbagai alat tulis kantor, dan kebutuhan -kebutuhan lainnya pada departemen Sales & Marketing.

10.Membuat Schedule Sales Marketing Team (termasuk juga Tim Reservasi).

11. Membuat list Corporate & Travel Agent yang join setiap Bulan.

12. Melakukan Blocking Room dan Meeting Room di Sistem Hotel

13. Membantu membuat Confirmation Letter apabila Sales Executive tidak di Office

14. Menemui Tamu yang ingin bertemu sales atau showing kamar & ruang meeting apabila Sales Executive tidak di Office

15. Membantu menyiapkan form peminjaman kendaraan untuk salescall.

16. Selebihnya membantu fotocopy, print, stempel dokumen – dokumen yang diminta  oleh atasan.

We are creative and innovative event organizers. We focus on creating the best experiences for unforgettable memories through an event such as: Exhibition, conference, meeting, gathering, seminar, webinar, and etc.

Adakah profesi sales yang tidak langsung berhubungan dengan konsumen? Jawabannya ada, yaitu admin sales atau yang disebut juga sales administrator. Secara sederhana, bisa dibilang bahwa sales admin adalah posisi pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi penjualan dalam bisnis.

Banyak orang tertarik dengan posisi ini karena memang tidak perlu mengadakan kontak langsung dengan konsumen atau pelanggan untuk menjual produk. Singkatnya, sales admin adalah orang yang bekerja di balik layar. Memastikan bahwa penjualan bisa berjalan dengan lancar.

Menyiapkan Laporan

Menyiapkan laporan penjualan, analisis data, dan dokumen pelaporan lainnya.

Membantu dalam menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan.

Membantu dalam penyelarasan tim penjualan, memfasilitasi koordinasi dan komunikasi antar anggota tim.

Menyelaraskan kegiatan tim dengan tujuan penjualan perusahaan.

Baca Juga: Contoh Sales Promotion yang Efektif Meningkatkan Penjualan

Apa Saja Tugas Sales Admin dalam Dunia Bisnis?

Sebagai pihak yang duduk di belakang meja tentu saja tugas sales admin cukup banyak. Intinya semua yang berkaitan dengan data penjualan, berkas, dan sebagainya akan diurus oleh administrator sales.

Di beberapa bentuk bisnis, tugas dan tanggung jawab tersebut bisa saja tidak sama persis. Namun, secara umum, tugas sales admin bisa dikelompokkan menjadi:

Membantu Penjualan dalam Bisnis

Tanggung jawab pertama yang harus dilakukan oleh seorang admin sales adalah turut membantu dalam penjualan. Jadi, admin sales buka semerta-merta hanya back office dari sales saja. Admin sales juga turun langsung untuk membantu sales, tetapi tugasnya tidak ‘seberat’ sales.

Sales adalah pekerjaan yang membutuhkan target, begitupun juga dengan admin sales. Terdapat target penjualan yang harus dicapai oleh seorang admin sales. Jadi, seorang admin sales harus mampu untuk menjaga harga jual yang telah ditentukan oleh sebuah bisnis meskipun dalam realitanya pasti akan terdapat tawar menawar dari pihak calon pelanggan.

Memperbarui Database Pelanggan

Jika sudah selesai, sales admin akan memasukkan atau memperbarui informasi pelanggan dalam database. Tujuannya adalah untuk memastikan data pelanggan tetap akurat dan terkini.